El Registro Único Tributario (RUT) es la identificación fiscal de personas y empresas ante la DIAN. Su cancelación implica que la persona o sociedad deja de existir jurídicamente ante la autoridad tributaria, aunque no elimina las obligaciones o deudas pendientes.
El RUT es la “cédula tributaria” que permite declarar impuestos, emitir facturación electrónica, celebrar contratos con el Estado y definir la clasificación frente al IVA o el Régimen Simple. Para 2026, la Unidad de Valor Tributario (UVT) se fijó en COP 52.374, por lo que mantener actualizado el RUT es obligatorio cuando cambian las condiciones del contribuyente.
Cancelación a solicitud del contribuyente
Según lo establecido en el Decreto 1625 de 2016 y la Ley 820 en lo que aplica a actividades empresariales, existen situaciones concretas para solicitar la cancelación del RUT. Entre las más comunes, según la DIAN, se encuentran:
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Liquidación, fusión o escisión de sociedades: si una empresa se liquida o es absorbida por otra, el RUT de la entidad desaparecida se cancela, y la sociedad absorbente asume las obligaciones. Esto implica la extinción del NIT, pero no de las responsabilidades fiscales.
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Liquidación de sucesión: cuando una persona fallece y la sucesión se liquida formalmente, se puede cancelar el RUT siempre que no haya deudas pendientes. Mientras la sucesión permanece ilíquida, las obligaciones fiscales continúan hasta que se expida y notifique la adjudicación.
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Cese definitivo de actividades: si un contribuyente deja de desarrollar actividades gravadas, como prestación de servicios con IVA, puede solicitar la cancelación previa revisión de cumplimiento.
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Terminación de contratos de consorcio, unión temporal o fiducia mercantil.
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Casos de inversión extranjera: incluye cancelación o sustitución definitiva de inversión extranjera directa, cese de presencia económica significativa (PES) o finalización de operaciones de prestadores de servicios desde el exterior responsables de IVA en Colombia.
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Duplicidad de NIT o errores en la inscripción.
En todos los casos, la DIAN verifica que no existan obligaciones pendientes. El trámite puede realizarse en línea o presencial con cita previa, y la entidad tiene hasta 30 días hábiles para emitir decisión mediante acto administrativo.
Cancelación de oficio por parte de la DIAN
Existen situaciones en las que la cancelación no depende del contribuyente:
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Inactividad tributaria comprobada: si no hay registros de operaciones comerciales, financieras o aduaneras, la DIAN puede considerar que el RUT no tiene actividad real.
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Fallecimiento de persona natural, según información de la Registraduría, cuando no haya obligaciones activas.
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Suplantación o inscripción irregular: si se confirma que el RUT fue registrado por persona no autorizada.
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Orden de autoridad competente o cancelación de personería jurídica.
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Duplicidad de NIT.
La cancelación de oficio funciona como un control dentro del sistema. En un contexto de facturación electrónica y trazabilidad digital, mantener registros inactivos o inconsistentes puede afectar el sistema de recaudo.
Consideraciones antes de cancelar el RUT
Cancelar el RUT no elimina las deudas. La DIAN revisa que el contribuyente esté al día en renta, IVA, retenciones y demás obligaciones fiscales.
En sucesiones, es fundamental cumplir con requisitos formales, como poderes correctamente otorgados, designación válida de representantes y documentación judicial o notarial; cualquier error puede retrasar el trámite.
También es posible reactivar un RUT cancelado, pero únicamente en situaciones específicas y por gestión de la dependencia competente de la DIAN.
En un contexto de mayor presión fiscal y ajustes en los umbrales tributarios, el RUT sigue siendo la llave de acceso al sistema tributario. Un registro desactualizado puede generar bloqueos, y uno cancelado sin cumplir los requisitos puede derivar en sanciones.